Az Egyetemen a Microsoft Outlook O365-os levelező kliens használatával valósul meg a levelezés. A program használatához szükséges első beállításokat szintén az informatikai osztály / központ munkatársai kezelik. Az Outlook használatához újabb belépésre, jelszóra nincs szükség – a felhasználó a gépre történő belépéssel a levelező rendszerbe is automatikusan bejelentkezik. Nincs szükség további hitelesítésre. Csak el kell indítani a programot és használatra kész.
Az elektronikus levelezési cím az alábbi formátum szerint kerül kialakításra: vezetéknév.keresztnév@uni-bge.hu. Az email cím alkalmas külső és belső levelezés lebonyolítására is.
A levelezőrendszerben közös mappák is elérhetők. Ezek tartalmát több alkalmazott egy időben is tudja olvasni, támogatja a csoportmunkát. A közös mappákhoz szintén külön jogosultság szükséges, melyeket számodra a közvetlen vezetőd tud igényelni. Az elérésükhöz az Outlook programban a Ctrl + 6 gombokat kell megnyomni, vagy egérrel is kiválasztható az alsó menüsáv három ponttal jelezett Mappák ikonjára kattintva.
A Nyilvános mappák az egyszerűbb elérés érdekében berakhatóak a nyilvános mappák „Kedvencek” közé. Ehhez jobb egérgombbal rá kell kattintani a kívánt Nyilvános mappára, majd a „Hozzáadás a Kedvencekhez” menüpontra.
A közös mappa megjelent a Nyilvános mappák Kedvencei között:
Ekkor még egyszer rá kell kattintani a kedvencekben a kívánt mappára, majd a „Hozzáadás a kedvencekhez” menüpontot kell kiválasztani:
Ekkor a mappa megjelenik a „felső” kedvencek menüben is:
Nyilvános mappák nevében csak jogosultság birtokában lehet üzenetet küldeni. Amennyiben engedélyezve lett a levélküldés ilyen módon az alábbiak szerint lehet levelet küldeni:
Létre kell hozni az új levelet, majd a „Beállítások” menüpont „Feladó” Csempéjével előugrik a „Címzett” mező felett a „Feladó” mező.
A „Feladó” Mezőre kattintva előugrik egy kis menü, ahol a legalsó sorban „Más e-mail cím” megadható az az e-mail cím, melynek nevében írni szeretne. Amennyiben már egyszer küldött levelet az adott feladó nevében, azt a rendszer a kis menüben megjeleníti, így nem kell újra beírni, elég kiválasztani:
Amennyiben nem választott a lenyíló menüben, a „Más e-mail cím…” beíráshoz megjelenik egy kis ablak, ahová a feladó e-mail címe beírható.
A levél a „Küldés” gombbal a megszokott módon küldhető:
Új levél írásakor lehetőség van a címzett kiválasztására a globális címlistából, melyben a BGE minden alkalmazottja és terjesztési csoportjai is szerepelnek. Ennek használatához csak a címzett gombra kell kattintani és a felugró ablakból keresés útján könnyen megtalálhatjuk a megfelelő címzettet.
Kérdés esetén
Amennyiben a szolgáltatások beállítása, használata során problémába ütköznek, kérjük írjanak az informatika@uni-bge.hu e-mail címre, a hiba részletes leírásával (lehetőleg képernyőkép csatolásával).