Kiválasztott nyelv
    HU - Magyar
    Váltásnál az adott területre vonatkozó információkat fogsz látni.
  • EN - English
Hallgatói fiók

Budapesti Gazdasági Egyetem

Alkalmazott Tudományok Egyeteme

Budapesti Gazdasági Egyetem
BGE
Alkalmazott Tudományok Egyeteme
Nexon portál általános tájékoztató

A havi munkabér utalásával együtt a munkavállalók számára publikálásra kerül az aktuális hónapot érintő elektronikus munkabérjegyzék is, melyet a https://nexon4.bge.local oldalon, biztonságos titkosított csatornán keresztül, csak a BGE-es hálózaton belülről érhet el. A jegyzék megtekintéséhez feltétlenül Internet Explorer böngésző klienst használjon.

Ha a böngésző figyelmezteti a titkosított helyre való belépésről nyugodtan fogadja el a felkéréseket, engedélyezze a csatlakozást. Ezek után lent látható képernyő jelenik meg, ahol felhasználó nevével vagy Email címével és a NexonBér rendszerbe felvitt jelszóval tud bejelentkezni. A munka végeztével fontos, hogy ne felejtsen el kijelentkezni a munkabérjegyzékből!

Dolgozói (PORTAL) felület

A kezdeti jelszót önnek kell igényelnie azáltal, hogy a bejelentkezési oldalon a "felhasználónév" lenyíló ablakot átállítja "E-mail cím"-re, majd az egyetemen használt E-mail címét a mellette lévő mezőbe beírja. Végül az "Elfelejtettem a jelszavam" gombra kattintva a rendszer elküldi önnek a bejelentkezéshez szükséges adatokat elektronikus levélben.

  

 

A belépés után a megfelelő csempe kiválasztásával ellenőrizheti személyes adatait, megnézheti távolléti terveit, lekérheti bérjegyzékét, kitöltheti Cafetéria nyilatkozatát, valamint megtalálhatja a személyes ügyintézéshez szükséges nyomtatványokat. Ezen a kezdő felületen lehet módosítani a jelszót a jobb felső sarokban a saját nevére kattintva.

A vezetők és a dolgozók külön linken érik azt a felületet, ahová bejelentkezve a jogosultságok függvényében több vagy kevesebb menüpont (csempe) közül választhatnak:

 

1. Dolgozói csempék

1.1 Személyes Adataim

Ezen csempe választásával ellenőrizheti személyes adatait, de azokat szerkeszteni, átírni nem tudja, ezt csak a központi Bér- és Munkaügyi Osztály teheti meg. Amennyiben hibás adatot talál benne, értesítse a Bér- és Munkaügyi Osztályt vagy ahol van rá lehetőség, az „Igénybejelentés” gombra kattintva lehet kezdeményezni a hibás adat módosítását.

 

 

 

1.2 Beosztásom

 

A képernyőn a saját munkaidő-beosztás megtekintésére van lehetőség. A már kihirdetett túlóra és készenlét elrendelések egy-egy ikonnal kerülnek jelzésre. A részletes adatok a nap hint-jében tekinthetők meg.

 


1.3 Saját jelenléti ívem

A képernyő, egy dolgozó (HR kapcsolat) jelenléti ívének megtekintésére, módosítására és jóváhagyására szolgál.


A képernyő felső részén a dolgozó főbb adatai és a képernyőn végezhető műveletek jelennek meg. A képernyő közepén helyezkedik el a jelenlét ív adatokat tartalmazó táblázat. A sorok egy-egy napot, az oszlopok a különböző jelenléti ív adatokat tartalmazzák. A képernyő alsó részén az időszakra vonatkozó összesített adatok láthatók.

Időszak kiválasztás

 A képernyő felső sorában választható ki, hogy milyen hosszú a periódus, és azon belül milyen konkrét időszak adatai jelenjenek meg.

Jelenléti ív adatok megtekintése, módosítása

A jelenléti ív adatait a rendszer a munkarendben megadott szabályok alapján számolja ki. Amennyiben a kiszámolt adatok kézi bevitellel módosításra kerülnek, akkor azok eltakarják a kiszámolt adatokat. A módosító, a módosítás időpontja és az eredeti érték megtekintéséhez az egérrel álljunk a módosítás jelző   ikonra. 

A kézzel módosítható adatokat a  ikon jelöli.

Hibák, problémák megjelenítése

A munkarendekben különböző ellenőrzési szabályok vannak definiálva. Amennyiben egy jelenléti ív adat valamilyen ellenőrzési szabály alapján nem megfelelő, akkor a rendszer az adott mezőt probléma esetén sárga, hiba esetén piros színnel jelöli.

Jelenléti ív dolgozói láttamozása

Amennyiben valaki elvégezte a saját jelenléti ívének ellenőrzését, javítását, akkor az véglegesítheti. A láttamozni kívánt napokat ki kell jelölni, majd a Láttamozás gomb megnyomásával lehet elvégezni a véglegesítést. Ezt követően a nap adatai már kézzel nem módosíthatóak.

Jelenléti ív vezetői jóváhagyása

A jelenléti ívek ellenőrzésére és a napok jóváhagyására a vezetők jogosultak. A jóváhagyni kívánt napokat ki kell jelölni, majd a Jóváhagyás gomb megnyomásával lehet elvégezni a véglegesítést. Ezt követően a nap adatai már kézzel nem módosíthatóak.

Az egyedi elbírálást igénylő problémák csak külön hagyhatók jóvá.

A hibás napok jóváhagyását csak az erre külön feljogosított felhasználók végezhetik.

Szűrések

A képernyő felső sorában, a szűrések segítségével könnyedén kikereshetők a megadott feltételnek megfelelő napok. A szűrés lehetséges például a hibás, problémás, vagy még jóváhagyásra váró napokra.

 

1.4 Távollét terveim

 

A dolgozók ezen a képernyőn végezhetik el a saját szabadságaik tervezését (rögzíthetik a távollét igényeiket).

A dolgozói felületen a Saját távolléteim ikonra kattintva a dolgozó megtekintheti és tervezheti a saját távolléteit. Amennyiben úgy dönt, hogy a tervezéshez mások távolléteit is meg kívánja tekinteni, akkor a képernyő jobb felső sarkában a szűrőt lenyitva, kiválaszthatja a ’Közvetlen munkatársak’ szűrést.

 

A szabadság igénylés rögzítése a naptárba történő 'befestés' módszerével végezhető el:

A távollét igény teljes hosszában átszíneződik a naptár. A távollét igények az alábbi színeket vehetik fel:


  • kék: a tervezett távollét színe,
  • piros: az elrendelt távollét színe,
  • zöld: a jelenléti íven rögzített tényleges távollét színe.

Hosszabb távollét, egy összefüggő igényként is rögzíthető. A pihenőnapokra is befesthető a naptár, a távollét tényleges felhasználását a rendszer csak a munkanapokra fogja értelmezni.

Az egybefüggő módon rögzített szabadság igényeket a vezetők csak egyben tudják elfogadni vagy elutasítani. Amennyiben a szabadság egy részét külön kell elbíráltatni, akkor azt két különálló igényként kell felvenni.

Közvetlen munkatársak alatt a dolgozóval egy szervezeti egységbe tartozó dolgozókat értjük, beleértve a szervezeti egység vezetőjét is.

Igény módosítása, törlése

A korábban rögzített szabadság igények szükség esetén módosíthatók. Az igénylés hossza az igényt jelző csík szélének mozgatásával változtatható. Az igény át is helyezhető a csík közepére kattintva, majd a megfelelő időpontra áthúzva.

Az igény törlése a képernyő alsó sorában látható  törlés funkció kiválasztása után, a törölni kívánt távollétre történő kattintással lehetséges.

Távollét típus megadása

A fizetett szabadságtól eltérő távollét típusok igényléséhez a képernyő alsó sorában az Aktuális ecsetre történő dupla kattintást követően ki kell választani a megfelelő távollét típust. Ezt követően a megadott távollét típusnak megfelelő igényeket lehet festeni a naptárba.

Szabadság keret egyenleg

A HR kapcsolat adott évben rendelkezésre álló szabadság keretét és felhasználását a név alatt található információs sávról lehet leolvasni.

A sáv alatti szám a teljes időszakra vonatkozó szabadság keretet mutatja. A sáv sárga része a ténylegesen eddig felhasznált, a kék a későbbre betervezett szabadságok számát mutatja. Amennyiben egy adott sávra állunk, megjelenik annak számértéke.

A sárga karikában látható szám a még el nem bírált igények számát mutatja.


1.5 Bérjegyzékeim, igazolások

 

A képernyőn a Jogviszonyok bérjegyzékeinek megtekintésére, mentésére, nyomtatására van lehetőség.

Az adatok érzékenységére való tekintettel, ennél a pontnál a rendszer még egyszer bekéri a neXon bérjegyzékbe való belépéshez szükséges jelszót. Szükség esetén az itt található bérjegyzékek PDF formátumban lementhetők, vagy kinyomtathatók.

A képernyő bal oldalán a választható bérjegyzékek listáját találja. A képernyő jobb oldala a kiválasztott bérjegyzék megjelenítésére szolgál.

 

Konkrét bérjegyzékre kattintva, a bérjegyzék részleteit megtekintheti, a Mentés gomb használatával lementheti, a Nyomtatás gombra kattintással pedig nyomtathatja a kiválasztott bérjegyzéket.

1.6 Cafeteria


Egy-egy menüpont elindításához a menüpont gombjára kell kattintani.

A gombra kattintva nyitható meg a nyilatkozatok listáját tartalmazó felület


A gombra kattintva egy új böngésző ablakban megnyitható a cég cafeteria szabályzata. A menüpont csak akkor jelenik meg, ha a szabályzatot feltöltötték a web szerverre:  

A gombra kattintva megtekinthetők a cafeteria adminisztrátor elérhetőségei (név, telefonszám, email cím), akihez a cafeteriával kapcsolatos kérdésekkel fordulhat. A menüpont csak akkor jelenik meg, ha a cég megadott kapcsolattartót.

A menü összecsukható, illetve ismételten kinyitható az alábbi gombokkal


Panel összecsukása gombbal a bal oldali menü egy keskeny sávvá csukható össze. Ez esetben a képernyőn a menühöz tartozó ikonos gombok maradnak fenn, így a képernyő terület nagy része a tényleges adatok megjelenítésére használható.

 

Panel kinyitása gomb hatására a képernyő a teljes méretre ugrik vissza.

Nyilatkozatok

Ha már van nyilatkozata, a létező nyilatkozatok listáját láthatja a képernyő jobb oldalán.

A nyilatkozatok állapota előtti ikon jelzi a nyilatkozat állapotát. Az egyes ikonok jelentése

  Nyilatkozat szerkeszthető (újonnan rögzített vagy feldolgozás alatt)

  Nyilatkozat nem szerkeszthető (elutasítva)

 Nyilatkozat nem szerkeszthető (készre állítva) 

 Nyilatkozat nem szerkeszthető (jóváhagyott) 

 Nyilatkozat nem szerkeszthető (lezárt) 

 

A második oszlopban látható a nyilatkozat neve, amely a nyilatkozat érvényességi időszakát is tartalmazza.

A harmadik oszlopban látható az adott nyilatkozathoz tartozó érvényes keretösszeg.

 gombra kattintva megtekinthetőek az adott nyilatkozat adatai.

 gombra kattintva lehet a nyilatkozatot módosítani. 

 gombra kattintva lehet a nyilatkozatot készre állítani. 

 gombra kattintva a nyilatkozat törölhető. 

 gombra kattintva megnyitható az adott időszakhoz tartozó cafeteria folyószámla.

 gombra kattintva a nyilatkozat kinyomtatható. 

Ha a nyilatkozatot jóváhagyták vagy elutasították, akkor nem szerkeszthető. 

 

Nyilatkozat létrehozása

Nyilatkozat létrehozása kétféle módon lehetséges: juttatás csoport kiválasztásával vagy az elemek tételenkénti kiválasztásával. A nyilatkozatok listája feletti Új nyilatkozat gomb segítségével juthat el arra az oldalra, ahol választhat a két lehetőség közül. Egy időszakban csak egy érvényes nyilatkozata lehet.

Nyilatkozat létrehozása csomag kiválasztásával: Kattintson rá a menüpontra. A bal felső sarokban található lista segítségével választhat a létező csomagok közül. A kiválasztott csomagról bővebb információkat olvashat a Leírás gombra történő kattintással. A csomag kiválasztása után megjelennek a benne szereplő elemek és azok összege. A rendelkezésre álló keretösszeget a csomag neve alatt tekintheti meg. A Rendben gombbal elfogadhatja a csomag választását, a Mégsem gombbal elutasíthatja. A csomag elfogadása után létrejön a nyilatkozat, amit a rendszer automatikusan kiegészít a kötelezően választandó cafeteria elemekkel (ha van ilyen).

Nyilatkozat létrehozása elemek kiválasztásával: Kattintson rá a menüpontra. A rendszer automatikusan létrehozza a nyilatkozatot (időszakkal és keretösszeggel). Ha van kötelező cafeteria elem, azt a rendszer automatikusan betölti és összegével csökkenti a rendelkezésre álló keretösszeget. További elemeket az Új felvitel gombbal adhat hozzá a nyilatkozathoz. A Mentés gombbal elfogadhatja a létrehozott nyilatkozatot.

Nyilatkozat módosítása

 Nyilatkozatot akkor lehet módosítani, ha újonnan lett rögzítve vagy állapota feldolgozás alatti. A nyilatkozatnak csak az elemei módosíthatók, időszaka és keretösszege nem. Módosításhoz kattintson a Nyilatkozatok menüpontra, majd a módosítandó nyilatkozat sorában található  gombra. Ekkor megjelenik a nyilatkozat elemeinek listája, ahol ezek módosíthatók, törölhetők, illetve új elemek is rögzíthetők.

Nyilatkozat törlése

Nyilatkozatot csak akkor lehet törölni, ha még nincs jóváhagyva. A nyilatkozat törléséhez kattintson a Nyilatkozatok menüpontra, majd a törölni kívánt nyilatkozat sorában a  gombra. A rendszer megerősítés után a nyilatkozatot törli. A művelet nem vonható vissza.

Nyilatkozat készre állítás

A Nyilatkozatot készre kell állítani, ha a dolgozó úgy dönt, hogy az általa rögzített nyilatkozat megfelel az elképzeléseinek. Készre jelölés az adott nyilatkozat sorában levő  gombra történő kattintással lehetséges. A készre jelölt nyilatkozat a továbbiakban már nem szerkeszthető. A nyilatkozat nyomtatására ezt követően van lehetőség, a nyomtató gomb ekkor válik aktívvá. 

Nyilatkozat nyomtatása

Nyilatkozat nyomtatásához kattintson a Nyilatkozatok menüpontra, majd a nyomtatni kívánt nyilatkozat sorában a  gombra. A megnyíló ablakban kiválasztható a nyomtatandó Nyilatkozat és ha van, kapcsolódó külön nyilatkozata. A jelölést követően a Rendben gomb hatására megjelennek a nyomtatandó dokumentumok nyomtatási képei, ahol ellenőrizhetőek az adatok. A tényleges nyomtatás a képernyő tetején található Nyomtatás gombra történő kattintással valósul meg. A Vissza gombbal visszatérhet a nyilatkozatok listájához. 

Cafeteria folyószámla

A folyószámla segítségével megtekintheti, hogy az egyes cafeteria elemek kifizetése milyen ütemezésben történik, eddig milyen kifizetések történtek, mennyi maradványösszeggel gazdálkodhat még. A folyószámla megtekintéséhez kattintson a Nyilatkozatok menüpontra, majd a megfelelő nyilatkozat sorában a  gombra. Megjelenik a cafeteria folyószámla, amit ténylegesen ki is nyomtathat az ablak tetején található Nyomtatás gombra történő kattintással. A Vissza gombbal visszatérhet a nyilatkozatok listájához. 

Cafeteria elemek

Kattintson a Nyilatkozatok menüpontra, majd a módosítandó nyilatkozat sorában található  gombra. Megjelennek a nyilatkozat részletes adatai, valamint a korábban kiválasztott cafeteria elemek. A Keretösszeg mezőben látszik az eredetileg rendelkezésre álló, felhasználható bruttó keretösszeg. A nettó összesen mező tartalmazza a rögzített juttatások összesített nettó értékét. Az adó és EHO összesen mező tartalmazza a juttatásokra számított összes adó-és járulék terhet. A Maradvány mezőben látszik a még felhasználható bruttó keretösszeg. Az éves keret mezőben jelenik meg az adott évre vonatkozó, a munkavállalónak a jogviszonyban töltött napokkal arányosan megállapított, a nem SzÉP kártya típusú béren kívüli juttatásokra igénybe vehető éves keretösszege. Az éves rekreációs keret tartalmazza a munkavállalóra vonatkozó, a 2015. évben érvényes béren kívüli juttatások együttes választásának felső határát. Évi 450 ezer Ft, ha a munkavállaló munkaviszonya egész évben fennáll, vagy ha a munkavállaló munkaviszonya a munkavállaló halála miatt szűnik meg. Évközi, be illetve kilépés esetén a jogviszonyban töltött napokkal arányos. A felhasználható éves keret, rekreációs keret mezőben követhető nyomon a még rendelkezésre álló éves illetve rekreációs keretösszeg a béren kívüli juttatások felvitelét és módosítását követően. Az éves keret, rekreációs keret túllépés mezőben az az összeg jelenik meg, amivel túllépte a béren kívüli juttatások együttes választásának adott évre vonatkozó felső korlátját. A túllépés járulék vonzattal jár, amely csökkenti a Maradvány összeget. Ennek mértéke a Túllépés közteher mezőben jelenik meg. A béren kívüli juttatások éves keretszámításával, túllépésével kapcsolatos mezők csak akkor jelennek meg a nyilatkozati képernyőn, ha a cég a béren kívüli juttatások keretszámítását és a béren kívüli juttatások összeszámolását az Adminisztrátori felületen meghatározta (Alapbeállítások). A kiválasztott cafeteria elemek legfontosabb tulajdonságait táblázatszerű formában tekintheti meg. 

Cafeteria elem hozzáadása

Cafeteria elem csak olyan nyilatkozathoz adható hozzá, amelyik szerkeszthető. Kattintson a Nyilatkozatok menüpontra, majd a nyilatkozat sorában található  

gombra, amelyhez új elemet kíván hozzáadni. Új elem felvételéhez kattintson az Új felvitel gombra. Megjelenik a cafeteria elem rögzítésére szolgáló felület.

Válassza ki a kívánt cafeteria elemet. A Leírás gombra való kattintással részletes leírást olvashat a kiválasztott elemről. A kiválasztott elem legfontosabb adatait megtekintheti a lista alatt.

  • Ha éves rendszerességű elemet választott, vigye be, hogy mekkora nettó vagy bruttó összegben kéri az elemet, majd nyomja meg értelemszerűen a Bruttó érték számítása vagy a Nettó érték számítása gombot. Az elem rögzítéséhez kattintson a Hozzáad gombra, elvetéséhez pedig a Mégsem gombra.
  • Ha havi rendszerességű elemet választott megadhatja, hogy mely hónapokban kéri a elemet, ha nem tart rá igényt az egész időszakban. Ehhez pipálja ki a megfelelő négyzetet a cafeteria tulajdonságai alatt. A megjelenő listában a Ctrl billentyű nyomva tartása mellett kattintson az igényelt hónapokra. Ha az egész időszakban kéri az elemet, a jelölőt nem kell kipipálnia és a hónapokat nem kell megadnia. Végül adja meg, hogy milyen összegben kéri az elemet. Megadhat éves vagy havi összeget. Éves összeg esetén a rendszer a kért összeget automatikusan szétosztja a választott hónapok között. Havi összeg esetén a rendszer a kért összeget automatikusan felszorozza a választott hónapok számával és megjeleníti az éves összeget. Az összeg megadható nettó vagy bruttó értékben, bevitele után nyomja meg értelemszerűen a Bruttó érték számítása vagy a Nettó érték számítása gombot. Az elem rögzítéséhez kattintson a Hozzáad gombra, elvetéséhez pedig a Mégsem gombra.

Évente meghatározott alkalommal igénybe vehető elem esetén ugyanúgy kell eljárnia, mint havi rendszerességű elem esetén, de itt kötelező megadnia, hogy mely hónapokban veszi igénybe az elemet. A választott hónapok száma nem haladhatja meg az elem gyakoriságát. 

Cafeteria elem módosítása

Cafeteria elem csak akkor módosítható, ha a nyilatkozat szerkeszthető. Kötelezően választandó elemek nem módosíthatók. Nyissa meg a megfelelő nyilatkozatot, majd kattintson a módosítani kívánt elem sorában található gombra. A kiválasztott elem esetén módosíthatja, hogy mely hónapokra választja az elemet és milyen összegben (ugyanúgy, mint cafeteria elem hozzáadásakor). A módosításokat a Módosít gombbal fogadhatja el, a Mégsem gombbal pedig elvetheti.   

Cafeteria elem törlése

Cafeteria elem csak akkor törölhető, ha a nyilatkozat szerkeszthető. Kötelezően választandó elemek nem törölhetők. Nyissa meg a megfelelő nyilatkozatot, majd kattintson a törölni kívánt elem sorában a  gombra. A rendszer megerősítés után az elemet törli. A művelet nem vonható vissza.


Home office igénylésére vonatkozó tájékoztató


A Budapesti Gazdasági Egyetemen a távolról történő alkalmi munkavégzés szabályairól szóló 2/2020 (III. 10.) rektori-kancellári közös utasítás szerinti kérelmeket, illetve a vezetői engedélyt a NexonTime-ban kell rögzíteni.


Otthoni munkavégzés (Home office) igénylése a Nexon portal webes felületen

Munkatárs a „Beosztásom” csempére kattint:

Rákattint arra a napra, amelyikre szeretne Home office-t igényelni. Vagy pedig az „Igénybejelentés” gombra kattint és ott írja be melyik napra szeretne Home office-t igényelni:

Berögzíti a Home office igényét:

Sárga színű ceruza jelzi azt, hogy igénybejelentés történt az adott napo(ko)n.

Ha a „Leadott változási igények” gombra kattint, megtekintheti a folyamatban lévő leadott igényeit:

A leadott igényről a rendszer a felettes vezetőnek e-mailen automatikus értesítést küld. A munkatárs az igény jóváhagyásáról vagy elutasításáról szintén visszajelzést kap e-mailen. A leadott változási igények jelenleg elbírálatlan állapotban vannak:

Az elfogadott otthoni munkavégzés a jelenléti íven automatikusan rögzítésre kerül.


Otthoni munkavégzés (Home office) igénylése a NEXON PORT + APPLIKÁCIÓ alkalmazásával

Otthoni munkavégzés mobil telefonról is igényelhető a NEXON PORT + alkalmazás mobil telefonra történő telepítését követően. A telepítés és alkalmazásról szóló tájékoztató az alábbi linken érhető el: https://uni-bge.hu/hu/nexonport-applik-ci-haszn-lata


Otthoni munkavégzés elbírálása (jóváhagyása vagy visszautasítása) Nexon portal webes felületen

Vezető a „Beosztottaim beosztása” csempére kattint:

Az igénylő neve mellett megjelenik a 2-es szám, ami két leadott igényt jelent. Vagy rákattint a 2-esre, vagy pedig a „Leadott változási igények” gombra:

Megjelennek a leadott Home office igényei. A Felfelé mutató ujjal tudja jóváhagyni, a lefelé mutató ujjal pedig elutasítani:

Az előző lépés aktiválja a mentés gombot az alábbi felületen. A folyamat a mentés gomb megnyomásával zárul, a mentés a beosztás módosításának a kihirdetését is jelenti.

Mindez applikációban az elbírálásra váró igények menüponton belül jelenik meg egy lépéssel egyszerűbben, mert a jóváhagyás automatikusan a kihirdetést is jelenti és nincs szükség külön mentésre.


Tájékoztató a Nexon elektronikus rendszer működésével kapcsolatban felmerülő gyakori kérdésekről

(GYIK)


1.   Nem tudok belépni a programba, mert nem tudom a jelszót, vagy nem fogadja el a jelszót.

 

Távolról az alábbi linkkel lehet belépni a programba: 

https://n4app.uni-bge.hu

 

Vagy bentről az alábbi linkkel:

https://nexon4.bge.local 

 

 Az üzleti e-mailcím kiválasztását követően az „elfelejtettem a jelszavam”-ra kell kattintani az alábbi ábra szerint, ezután küld a program egy e-mailt, amelyben a jelszó visszaállítás vagy helyreállítás linkre kell kattintani és megadni az új jelszót. 

2.   Miért kell a jelenléti íven láttamozni minden napot (a pihenőnapot és ünnepnapot is)?

Az elektronikus nyilvántartásban a láttamozás és vezetői jóváhagyás a papírformához hasonlóan az aláírás helyettesítéseként funkciónál. Az elektronikus nyilvántartásban a munka- és pihenőidőt is megfelelően dokumentálni kell. Lényeges követelmény, hogy legyen egyértelmű a nyilvántartás, pl. ne legyenek üres sorok. Amennyiben az üres sor pihenőnap vagy ünnepnap, szükséges annak láttamozása és jóváhagyása is. 


3.   Miért nem látom a jelenléti ívemen az igényelt szabit?

Szabadságot a szabadság megkezdése előtt legalább 15 nappal előtte kell - jogszabály szerint- igényelni a távollét tervezőben. Amennyiben ez később történik, a program egy beállított figyelmeztetést ír ki „a távollétet annak kezdete előtt 15 nappal kell igényelni” szövegel, de ez csak figyelmeztetés, így rögzíti a szabadság igényt. Probléma akkor adódik, amikor a szabadságot közvetlenül (vagy 2-3 nappal) a szabadság megkezdése előtt igényeljük és a vezető nem tudja azt időben elbírálni és jóváhagyni. Utólagos elfogadásra nincs lehetőség a programban, a jelenléti ívre pedig csak az elfogadott távollétek kerülnek át automatikusan.

Láttamozás előtt a dolgozónak, vezetői jóváhagyás előtt a vezetőnek szükséges ellenőrizni a jelenléti ívet és a hiányzó, ténylegesen igénybe vett szabadságot kézzel fel kell rögzíteni.


4.   Meddig lehet igényelni és jóváhagyni szabit a távollét tervezőben?

A programban akár a következő napra is lehet szabadságot igényelni. Azonban legyünk figyelemmel arra, ha túl későn igényeljük és a vezető nem tudja azt a szabadság megkezdése előtt elbírálni és jóváhagyni, nem fog átkerülni a jelenléti ívre. A távollét tervező a jelenléti ívről számolja a felhasznált napokat, így a jelenléti ívre fel nem rögzített nap/ok továbbra is tervezhető marad, amellyel a szabadság túlvételére kerülhet sor. A jelenléti ívet ezért a dolgozónak és a vezetőnek is ellenőrizni szükséges.


5.   Hogyan tudom törölni a távollét tervezőből az igényelt szabadságot, amit mégsem tudok igénybe venni?

A távollét tervezőben igényelt szabadságot - ami még nincs vezető által jóváhagyva és sárga színnel jelenik meg – az igénylő bármikor törölheti, de csak a jövő időre vonatkozóan. Visszamenőleg nincs lehetőség a vezető által jóvá nem hagyott igényelt szabadság törlésére, az a felületen látható marad, de a napok újra betervezhetők, mert a program a jelenléti ívről számolja a ténylegesen felhasznált napokat.

A vezető által már jóváhagyott szabadság napot a távollét tervezőben csak a vezető törölheti a szabadság megkezdése előtt. Utólag viszont már csak a jelenléti ívről törölhető.


6.   Ha nem sikerült időben igényelni a kivett szabit, mi a teendő?

Ha a szabadságot későn igényeltük, vagy egyéb okból a vezető nem tudta azt jóváhagyni és ténylegesen szabadság kivételre került sor, akkor a jelenléti ív ellenőrzésekor a láttamozás és jóváhagyás előtt kézzel kell a jelenléti ívre felrögzíteni az alábbi módon:


-     Az érintett nap kijelölése egérrel, majd távollét rögzítés, távollét típusa: fizetett szabadság és mentés

A kézzel rögzített szabadság nap sárga problémás napként fog megjelenni, amely láttamozható és jóváhagyható.

Ha a szabadságot a láttamozás és jóváhagyás után szeretnénk felrögzíteni, azaz módosítani szükséges a jelenléti ívet, előbb az érintett napról a pipákat le kell venni.

Elsőként a vezetőnek a jóváhagyást az alábbi módon:

-     az éritett nap kijelölése, majd alaphelyzetbe állítás

Ezt követően a láttamozásról a pipát a dolgozónak szintén így kell levenni, ezután rögzíthető a szabadság:

-     Az érintett nap kijelölése egérrel, majd távollét rögzítés, távollét típusa: fizetett szabadság és mentés

A vezető jogosult a jelenléti ív módosítása céljából mindkettő pipát levenni és távollétet felrögzíteni, amely az alábbi lépésekkel tehető meg:

I.       Érintett napok kijelölése, majd alaphelyzetbe állítás (ezzel lekerül a vezetői pipa)

II.     Érintett napok kijelölése, majd elutasítás. Indoklás: fizetett szabadság (ezzel lekerül a dolgozói pipa és piros x jelenik meg)

III.   Érintett napok kijelölése, majd távollét rögzítés, fizetett szabadság és mentés

IV.   A módosított napok ismételt láttamozása és jóváhagyása szükséges


7.   A jelenléti ívre felrögzítettem a szabadságot, de a program ezt sárga problémás napnak jelöli. Mi a teendőm?

A programba beállított jogszabályfigyelés miatt sárga színű problémás napként jelöli meg a jelenléti ívre utólag kézzel felrögzített fizetett szabadságot és a problémás nap feliratra mozgatva a kurzort kiírja, hogy „nincs elfogadott távollét terv”, azaz nem sikerült időben jóváhagyni, vagy „nem tervezett távollét”, azaz nem sikerült igényelni. A kiírás egy figyelmeztetés, ami nem minősül hibának, ezért a kézzel felrögzített távollét láttamozása és jóváhagyását követően további teendő nincs.

 

8.   Hogyan lehet a távollétet törölni a jelenléti ívről?

Az igényelt és jóváhagyott, de ki nem vett szabadságot a jelenléti ívről az alábbi módon lehet törölni:

-      az érintett nap/ok kijelölése, majd távollét rögzítés, távollét törlését választjuk és mentés

Ha a törölni kívánt szabadság napon a láttamozás és jóváhagyás pipa rajta van, előbb azokat le kell venni az 5. pontban leírt mód szerint.


További kérdés esetén 

Amennyiben a szolgáltatások beállítása, használata során problémába ütköznek, kérjük írjanak az informatika@uni-bge.hu e-mail címre, a hiba részletes leírásával (lehetőleg képernyőkép csatolásával).