A havi munkabér utalásával együtt a munkavállalók számára publikálásra kerül az aktuális hónapot érintő elektronikus munkabérjegyzék is, melyet a https://nexon4.bge.local oldalon, biztonságos titkosított csatornán keresztül.
Ha a böngésző figyelmezteti a titkosított helyre való belépésről nyugodtan fogadja el a felkéréseket, engedélyezze a csatlakozást.
A rendszerbe a bejelentkező képernyőn az egyetemi e-mail címével és a hozzá tartozó, az egyetemi rendszerekben is használt jelszavával tud belépni. A munka végeztével fontos, hogy ne felejtsen el kijelentkezni a munkabérjegyzékből!
A bejelentkezéshez írja be egyetemi e-mail címét és az ahhoz tartozó, az egyetemi rendszerekben is használt jelszavát, majd nyomja meg a "Bejelentkezés" gombot:
A belépés után a megfelelő csempe kiválasztásával ellenőrizheti személyes adatait, megnézheti távolléti terveit, lekérheti bérjegyzékét, kitöltheti Cafeteria nyilatkozatát, valamint megtalálhatja a személyes ügyintézéshez szükséges nyomtatványokat. Ezen a kezdő felületen lehet módosítani a jelszót a jobb felső sarokban a saját nevére kattintva.
A vezetők és a dolgozók külön linken érik azt a felületet, ahová bejelentkezve a jogosultságok függvényében több vagy kevesebb menüpont (csempe) közül választhatnak:
1. Dolgozói csempék
1.1 Személyes Adataim
Ezen csempe választásával ellenőrizheti személyes adatait, de azokat szerkeszteni, átírni nem tudja, ezt csak a központi Bér- és Munkaügyi Osztály teheti meg. Amennyiben hibás adatot talál benne, értesítse a Bér- és Munkaügyi Osztályt vagy ahol van rá lehetőség, az „Igénybejelentés” gombra kattintva lehet kezdeményezni a hibás adat módosítását.
1.2 Beosztásom
A képernyőn a saját munkaidő-beosztás megtekintésére van lehetőség. A már kihirdetett túlóra és készenlét elrendelések egy-egy ikonnal kerülnek jelzésre. A részletes adatok a nap hint-jében tekinthetők meg.
1.3 Saját jelenléti ívem
A képernyő, egy dolgozó (HR kapcsolat) jelenléti ívének megtekintésére, módosítására és jóváhagyására szolgál.
A képernyő felső részén a dolgozó főbb adatai és a képernyőn végezhető műveletek jelennek meg. A képernyő közepén helyezkedik el a jelenlét ív adatokat tartalmazó táblázat. A sorok egy-egy napot, az oszlopok a különböző jelenléti ív adatokat tartalmazzák. A képernyő alsó részén az időszakra vonatkozó összesített adatok láthatók.
Időszak kiválasztás
A képernyő felső sorában választható ki, hogy milyen hosszú a periódus, és azon belül milyen konkrét időszak adatai jelenjenek meg.
Jelenléti ív adatok megtekintése, módosítása
A jelenléti ív adatait a rendszer a munkarendben megadott szabályok alapján számolja ki. Amennyiben a kiszámolt adatok kézi bevitellel módosításra kerülnek, akkor azok eltakarják a kiszámolt adatokat. A módosító, a módosítás időpontja és az eredeti érték megtekintéséhez az egérrel álljunk a módosítás jelző ikonra.
A kézzel módosítható adatokat a ikon jelöli.
Hibák, problémák megjelenítése
A munkarendekben különböző ellenőrzési szabályok vannak definiálva. Amennyiben egy jelenléti ív adat valamilyen ellenőrzési szabály alapján nem megfelelő, akkor a rendszer az adott mezőt probléma esetén sárga, hiba esetén piros színnel jelöli.
Jelenléti ív dolgozói láttamozása
Amennyiben valaki elvégezte a saját jelenléti ívének ellenőrzését, javítását, akkor az véglegesítheti. A láttamozni kívánt napokat ki kell jelölni, majd a Láttamozás gomb megnyomásával lehet elvégezni a véglegesítést. Ezt követően a nap adatai már kézzel nem módosíthatóak.
Jelenléti ív vezetői jóváhagyása
A jelenléti ívek ellenőrzésére és a napok jóváhagyására a vezetők jogosultak. A jóváhagyni kívánt napokat ki kell jelölni, majd a Jóváhagyás gomb megnyomásával lehet elvégezni a véglegesítést. Ezt követően a nap adatai már kézzel nem módosíthatóak.
Az egyedi elbírálást igénylő problémák csak külön hagyhatók jóvá.
A hibás napok jóváhagyását csak az erre külön feljogosított felhasználók végezhetik.
Szűrések
A képernyő felső sorában, a szűrések segítségével könnyedén kikereshetők a megadott feltételnek megfelelő napok. A szűrés lehetséges például a hibás, problémás, vagy még jóváhagyásra váró napokra.
1.4 Távollét terveim
A dolgozók ezen a képernyőn végezhetik el a saját szabadságaik tervezését (rögzíthetik a távollét igényeiket).
A dolgozói felületen a Saját távolléteim ikonra kattintva a dolgozó megtekintheti és tervezheti a saját távolléteit. Amennyiben úgy dönt, hogy a tervezéshez mások távolléteit is meg kívánja tekinteni, akkor a képernyő jobb felső sarkában a szűrőt lenyitva, kiválaszthatja a ’Közvetlen munkatársak’ szűrést.
A szabadság igénylés rögzítése a naptárba történő 'befestés' módszerével végezhető el:
A távollét igény teljes hosszában átszíneződik a naptár. A távollét igények az alábbi színeket vehetik fel:
- kék: a tervezett távollét színe,
- piros: az elrendelt távollét színe,
- zöld: a jelenléti íven rögzített tényleges távollét színe.
Hosszabb távollét, egy összefüggő igényként is rögzíthető éves nézetben a jobb alsó sarkban lévő "+" jelre kattintva.
A megjelenő ablakban be kell írni a tervezett távollét kezdeti és végdátumát, valamint ki kell választani a jogcímét.
A pihenőnapokra is befesthető a naptár, a távollét tényleges felhasználását a rendszer csak a munkanapokra fogja értelmezni.
Az egybefüggő módon rögzített szabadság igényeket a vezetők csak egyben tudják elfogadni vagy elutasítani. Amennyiben a szabadság egy részét külön kell elbíráltatni, akkor azt két különálló igényként kell felvenni.
Közvetlen munkatársak alatt a dolgozóval egy szervezeti egységbe tartozó dolgozókat értjük, beleértve a szervezeti egység vezetőjét is.
Igény módosítása, törlése
A korábban rögzített szabadság igények szükség esetén módosíthatók. Az igénylés hossza az igényt jelző csík szélének mozgatásával változtatható. Az igény át is helyezhető a csík közepére kattintva, majd a megfelelő időpontra áthúzva.
Az igény törlése a képernyő alsó sorában látható törlés funkció kiválasztása után, a törölni kívánt távollétre történő kattintással lehetséges.
Távollét típus megadása
A fizetett szabadságtól eltérő távollét típusok igényléséhez a képernyő alsó sorában az Aktuális ecsetre történő dupla kattintást követően ki kell választani a megfelelő távollét típust. Ezt követően a megadott távollét típusnak megfelelő igényeket lehet festeni a naptárba.
Szabadság keret egyenleg
A HR kapcsolat adott évben rendelkezésre álló szabadság keretét és felhasználását a név alatt található információs sávról lehet leolvasni.
A sáv alatti szám a teljes időszakra vonatkozó szabadság keretet mutatja. A sáv sárga része a ténylegesen eddig felhasznált, a kék a későbbre betervezett szabadságok számát mutatja. Amennyiben egy adott sávra állunk, megjelenik annak számértéke.
A sárga karikában látható szám a még el nem bírált igények számát mutatja.
1.5 Bérjegyzékeim, igazolások
A képernyőn a Jogviszonyok bérjegyzékeinek megtekintésére, mentésére, nyomtatására van lehetőség.
Az adatok érzékenységére való tekintettel, ennél a pontnál a rendszer még egyszer bekéri a neXon bérjegyzékbe való belépéshez szükséges jelszót. Szükség esetén az itt található bérjegyzékek PDF formátumban lementhetők, vagy kinyomtathatók.
A képernyő bal oldalán a választható bérjegyzékek listáját találja. A képernyő jobb oldala a kiválasztott bérjegyzék megjelenítésére szolgál.
Konkrét bérjegyzékre kattintva, a bérjegyzék részleteit megtekintheti, a Mentés gomb használatával lementheti, a Nyomtatás gombra kattintással pedig nyomtathatja a kiválasztott bérjegyzéket.
1.6 Cafeteria
Egy-egy menüpont elindításához a menüpont gombjára kell kattintani.
A gombra kattintva nyitható meg a nyilatkozatok listáját tartalmazó felület
A gombra kattintva egy új böngésző ablakban megnyitható a cég cafeteria szabályzata. A menüpont csak akkor jelenik meg, ha a szabályzatot feltöltötték a web szerverre:
A gombra kattintva megtekinthetők a cafeteria adminisztrátor elérhetőségei (név, telefonszám, email cím), akihez a cafeteriával kapcsolatos kérdésekkel fordulhat. A menüpont csak akkor jelenik meg, ha a cég megadott kapcsolattartót.
A menü összecsukható, illetve ismételten kinyitható az alábbi gombokkal
Panel összecsukása gombbal a bal oldali menü egy keskeny sávvá csukható össze. Ez esetben a képernyőn a menühöz tartozó ikonos gombok maradnak fenn, így a képernyő terület nagy része a tényleges adatok megjelenítésére használható.
Panel kinyitása gomb hatására a képernyő a teljes méretre ugrik vissza.
Nyilatkozatok
Ha már van nyilatkozata, a létező nyilatkozatok listáját láthatja a képernyő jobb oldalán.
A nyilatkozatok állapota előtti ikon jelzi a nyilatkozat állapotát. Az egyes ikonok jelentése
Nyilatkozat szerkeszthető (újonnan rögzített vagy feldolgozás alatt)
Nyilatkozat nem szerkeszthető (elutasítva)
Nyilatkozat nem szerkeszthető (készre állítva)
Nyilatkozat nem szerkeszthető (jóváhagyott)
Nyilatkozat nem szerkeszthető (lezárt)
A második oszlopban látható a nyilatkozat neve, amely a nyilatkozat érvényességi időszakát is tartalmazza.
A harmadik oszlopban látható az adott nyilatkozathoz tartozó érvényes keretösszeg.
A gombra kattintva megtekinthetőek az adott nyilatkozat adatai.
A gombra kattintva lehet a nyilatkozatot módosítani.
A gombra kattintva lehet a nyilatkozatot készre állítani.
A gombra kattintva a nyilatkozat törölhető.
A gombra kattintva megnyitható az adott időszakhoz tartozó cafeteria folyószámla.
A gombra kattintva a nyilatkozat kinyomtatható.
Ha a nyilatkozatot jóváhagyták vagy elutasították, akkor nem szerkeszthető.
Nyilatkozat létrehozása
Nyilatkozat létrehozása kétféle módon lehetséges: juttatás csoport kiválasztásával vagy az elemek tételenkénti kiválasztásával. A nyilatkozatok listája feletti Új nyilatkozat gomb segítségével juthat el arra az oldalra, ahol választhat a két lehetőség közül. Egy időszakban csak egy érvényes nyilatkozata lehet.
Nyilatkozat létrehozása csomag kiválasztásával: Kattintson rá a menüpontra. A bal felső sarokban található lista segítségével választhat a létező csomagok közül. A kiválasztott csomagról bővebb információkat olvashat a Leírás gombra történő kattintással. A csomag kiválasztása után megjelennek a benne szereplő elemek és azok összege. A rendelkezésre álló keretösszeget a csomag neve alatt tekintheti meg. A Rendben gombbal elfogadhatja a csomag választását, a Mégsem gombbal elutasíthatja. A csomag elfogadása után létrejön a nyilatkozat, amit a rendszer automatikusan kiegészít a kötelezően választandó cafeteria elemekkel (ha van ilyen).
Nyilatkozat létrehozása elemek kiválasztásával: Kattintson rá a menüpontra. A rendszer automatikusan létrehozza a nyilatkozatot (időszakkal és keretösszeggel). Ha van kötelező cafeteria elem, azt a rendszer automatikusan betölti és összegével csökkenti a rendelkezésre álló keretösszeget. További elemeket az Új felvitel gombbal adhat hozzá a nyilatkozathoz. A Mentés gombbal elfogadhatja a létrehozott nyilatkozatot.
Nyilatkozat módosítása
Nyilatkozatot akkor lehet módosítani, ha újonnan lett rögzítve vagy állapota feldolgozás alatti. A nyilatkozatnak csak az elemei módosíthatók, időszaka és keretösszege nem. Módosításhoz kattintson a Nyilatkozatok menüpontra, majd a módosítandó nyilatkozat sorában található gombra. Ekkor megjelenik a nyilatkozat elemeinek listája, ahol ezek módosíthatók, törölhetők, illetve új elemek is rögzíthetők.
Nyilatkozat törlése
Nyilatkozatot csak akkor lehet törölni, ha még nincs jóváhagyva. A nyilatkozat törléséhez kattintson a Nyilatkozatok menüpontra, majd a törölni kívánt nyilatkozat sorában a gombra. A rendszer megerősítés után a nyilatkozatot törli. A művelet nem vonható vissza.
Nyilatkozat készre állítás
A Nyilatkozatot készre kell állítani, ha a dolgozó úgy dönt, hogy az általa rögzített nyilatkozat megfelel az elképzeléseinek. Készre jelölés az adott nyilatkozat sorában levő gombra történő kattintással lehetséges. A készre jelölt nyilatkozat a továbbiakban már nem szerkeszthető. A nyilatkozat nyomtatására ezt követően van lehetőség, a nyomtató gomb ekkor válik aktívvá.
Nyilatkozat nyomtatása
Nyilatkozat nyomtatásához kattintson a Nyilatkozatok menüpontra, majd a nyomtatni kívánt nyilatkozat sorában a gombra. A megnyíló ablakban kiválasztható a nyomtatandó Nyilatkozat és ha van, kapcsolódó külön nyilatkozata. A jelölést követően a Rendben gomb hatására megjelennek a nyomtatandó dokumentumok nyomtatási képei, ahol ellenőrizhetőek az adatok. A tényleges nyomtatás a képernyő tetején található Nyomtatás gombra történő kattintással valósul meg. A Vissza gombbal visszatérhet a nyilatkozatok listájához.
Cafeteria folyószámla
A folyószámla segítségével megtekintheti, hogy az egyes cafeteria elemek kifizetése milyen ütemezésben történik, eddig milyen kifizetések történtek, mennyi maradványösszeggel gazdálkodhat még. A folyószámla megtekintéséhez kattintson a Nyilatkozatok menüpontra, majd a megfelelő nyilatkozat sorában a gombra. Megjelenik a cafeteria folyószámla, amit ténylegesen ki is nyomtathat az ablak tetején található Nyomtatás gombra történő kattintással. A Vissza gombbal visszatérhet a nyilatkozatok listájához.
Cafeteria elemek
Kattintson a Nyilatkozatok menüpontra, majd a módosítandó nyilatkozat sorában található gombra. Megjelennek a nyilatkozat részletes adatai, valamint a korábban kiválasztott cafeteria elemek. A Keretösszeg mezőben látszik az eredetileg rendelkezésre álló, felhasználható bruttó keretösszeg. A nettó összesen mező tartalmazza a rögzített juttatások összesített nettó értékét. Az adó és EHO összesen mező tartalmazza a juttatásokra számított összes adó-és járulék terhet. A Maradvány mezőben látszik a még felhasználható bruttó keretösszeg. Az éves keret mezőben jelenik meg az adott évre vonatkozó, a munkavállalónak a jogviszonyban töltött napokkal arányosan megállapított, a nem SzÉP kártya típusú béren kívüli juttatásokra igénybe vehető éves keretösszege. Az éves rekreációs keret tartalmazza a munkavállalóra vonatkozó, a 2015. évben érvényes béren kívüli juttatások együttes választásának felső határát. Évi 450 ezer Ft, ha a munkavállaló munkaviszonya egész évben fennáll, vagy ha a munkavállaló munkaviszonya a munkavállaló halála miatt szűnik meg. Évközi, be illetve kilépés esetén a jogviszonyban töltött napokkal arányos. A felhasználható éves keret, rekreációs keret mezőben követhető nyomon a még rendelkezésre álló éves illetve rekreációs keretösszeg a béren kívüli juttatások felvitelét és módosítását követően. Az éves keret, rekreációs keret túllépés mezőben az az összeg jelenik meg, amivel túllépte a béren kívüli juttatások együttes választásának adott évre vonatkozó felső korlátját. A túllépés járulék vonzattal jár, amely csökkenti a Maradvány összeget. Ennek mértéke a Túllépés közteher mezőben jelenik meg. A béren kívüli juttatások éves keretszámításával, túllépésével kapcsolatos mezők csak akkor jelennek meg a nyilatkozati képernyőn, ha a cég a béren kívüli juttatások keretszámítását és a béren kívüli juttatások összeszámolását az Adminisztrátori felületen meghatározta (Alapbeállítások). A kiválasztott cafeteria elemek legfontosabb tulajdonságait táblázatszerű formában tekintheti meg.
Cafeteria elem hozzáadása
Cafeteria elem csak olyan nyilatkozathoz adható hozzá, amelyik szerkeszthető. Kattintson a Nyilatkozatok menüpontra, majd a nyilatkozat sorában található
gombra, amelyhez új elemet kíván hozzáadni. Új elem felvételéhez kattintson az Új felvitel gombra. Megjelenik a cafeteria elem rögzítésére szolgáló felület.
Válassza ki a kívánt cafeteria elemet. A Leírás gombra való kattintással részletes leírást olvashat a kiválasztott elemről. A kiválasztott elem legfontosabb adatait megtekintheti a lista alatt.
- Ha éves rendszerességű elemet választott, vigye be, hogy mekkora nettó vagy bruttó összegben kéri az elemet, majd nyomja meg értelemszerűen a Bruttó érték számítása vagy a Nettó érték számítása gombot. Az elem rögzítéséhez kattintson a Hozzáad gombra, elvetéséhez pedig a Mégsem gombra.
- Ha havi rendszerességű elemet választott megadhatja, hogy mely hónapokban kéri a elemet, ha nem tart rá igényt az egész időszakban. Ehhez pipálja ki a megfelelő négyzetet a cafeteria tulajdonságai alatt. A megjelenő listában a Ctrl billentyű nyomva tartása mellett kattintson az igényelt hónapokra. Ha az egész időszakban kéri az elemet, a jelölőt nem kell kipipálnia és a hónapokat nem kell megadnia. Végül adja meg, hogy milyen összegben kéri az elemet. Megadhat éves vagy havi összeget. Éves összeg esetén a rendszer a kért összeget automatikusan szétosztja a választott hónapok között. Havi összeg esetén a rendszer a kért összeget automatikusan felszorozza a választott hónapok számával és megjeleníti az éves összeget. Az összeg megadható nettó vagy bruttó értékben, bevitele után nyomja meg értelemszerűen a Bruttó érték számítása vagy a Nettó érték számítása gombot. Az elem rögzítéséhez kattintson a Hozzáad gombra, elvetéséhez pedig a Mégsem gombra.
Évente meghatározott alkalommal igénybe vehető elem esetén ugyanúgy kell eljárnia, mint havi rendszerességű elem esetén, de itt kötelező megadnia, hogy mely hónapokban veszi igénybe az elemet. A választott hónapok száma nem haladhatja meg az elem gyakoriságát.
Cafeteria elem módosítása
Cafeteria elem csak akkor módosítható, ha a nyilatkozat szerkeszthető. Kötelezően választandó elemek nem módosíthatók. Nyissa meg a megfelelő nyilatkozatot, majd kattintson a módosítani kívánt elem sorában található gombra. A kiválasztott elem esetén módosíthatja, hogy mely hónapokra választja az elemet és milyen összegben (ugyanúgy, mint cafeteria elem hozzáadásakor). A módosításokat a Módosít gombbal fogadhatja el, a Mégsem gombbal pedig elvetheti.
Cafeteria elem törlése
Cafeteria elem csak akkor törölhető, ha a nyilatkozat szerkeszthető. Kötelezően választandó elemek nem törölhetők. Nyissa meg a megfelelő nyilatkozatot, majd kattintson a törölni kívánt elem sorában a gombra. A rendszer megerősítés után az elemet törli. A művelet nem vonható vissza.
Home office igénylésére vonatkozó tájékoztató
A Budapesti Gazdasági Egyetemen a távolról történő alkalmi munkavégzés szabályairól szóló 2/2020 (III. 10.) rektori-kancellári közös utasítás szerinti kérelmeket, illetve a vezetői engedélyt a NexonTime-ban kell rögzíteni.
Otthoni munkavégzés (Home office) igénylése a Nexon portal webes felületen
Munkatárs a „Beosztásom” csempére kattint:
Rákattint arra a napra, amelyikre szeretne Home office-t igényelni. Vagy pedig az „Igénybejelentés” gombra kattint és ott írja be melyik napra szeretne Home office-t igényelni:
Berögzíti a Home office igényét:
Sárga színű ceruza jelzi azt, hogy igénybejelentés történt az adott napo(ko)n.
Ha a „Leadott változási igények” gombra kattint, megtekintheti a folyamatban lévő leadott igényeit:
A leadott igényről a rendszer a felettes vezetőnek e-mailen automatikus értesítést küld. A munkatárs az igény jóváhagyásáról vagy elutasításáról szintén visszajelzést kap e-mailen. A leadott változási igények jelenleg elbírálatlan állapotban vannak:
Az elfogadott otthoni munkavégzés a jelenléti íven automatikusan rögzítésre kerül.
Otthoni munkavégzés (Home office) igénylése a NEXON PORT + APPLIKÁCIÓ alkalmazásával
Otthoni munkavégzés mobil telefonról is igényelhető a NEXON PORT + alkalmazás mobil telefonra történő telepítését követően. A telepítés és alkalmazásról szóló tájékoztató az alábbi linken érhető el: https://uni-bge.hu/hu/nexonport-applik-ci-haszn-lata
Otthoni munkavégzés elbírálása (jóváhagyása vagy visszautasítása) Nexon portal webes felületen
Vezető a „Beosztottaim beosztása” csempére kattint:
Az igénylő neve mellett megjelenik a 2-es szám, ami két leadott igényt jelent. Vagy rákattint a 2-esre, vagy pedig a „Leadott változási igények” gombra:
Megjelennek a leadott Home office igényei. A Felfelé mutató ujjal tudja jóváhagyni, a lefelé mutató ujjal pedig elutasítani:
Az előző lépés aktiválja a mentés gombot az alábbi felületen. A folyamat a mentés gomb megnyomásával zárul, a mentés a beosztás módosításának a kihirdetését is jelenti.
Mindez applikációban az elbírálásra váró igények menüponton belül jelenik meg egy lépéssel egyszerűbben, mert a jóváhagyás automatikusan a kihirdetést is jelenti és nincs szükség külön mentésre.
Tájékoztató a Nexon elektronikus rendszer működésével kapcsolatban felmerülő gyakori kérdésekről
(GYIK)
1. Hol tudok belépni a programba?
Az alábbi linkkel lehet belépni a programba:
2. Miért kell a jelenléti íven láttamozni minden napot (a pihenőnapot és ünnepnapot is)?
Az elektronikus nyilvántartásban a láttamozás és vezetői jóváhagyás a papírformához hasonlóan az aláírás helyettesítéseként funkciónál. Az elektronikus nyilvántartásban a munka- és pihenőidőt is megfelelően dokumentálni kell. Lényeges követelmény, hogy legyen egyértelmű a nyilvántartás, pl. ne legyenek üres sorok. Amennyiben az üres sor pihenőnap vagy ünnepnap, szükséges annak láttamozása és jóváhagyása is.
3. Miért nem látom a jelenléti ívemen az igényelt szabit?
Szabadságot a szabadság megkezdése előtt legalább 15 nappal előtte kell - jogszabály szerint- igényelni a távollét tervezőben. Amennyiben ez később történik, a program egy beállított figyelmeztetést ír ki „a távollétet annak kezdete előtt 15 nappal kell igényelni” szövegel, de ez csak figyelmeztetés, így rögzíti a szabadság igényt. Probléma akkor adódik, amikor a szabadságot közvetlenül (vagy 2-3 nappal) a szabadság megkezdése előtt igényeljük és a vezető nem tudja azt időben elbírálni és jóváhagyni. Utólagos elfogadásra nincs lehetőség a programban, a jelenléti ívre pedig csak az elfogadott távollétek kerülnek át automatikusan.
Láttamozás előtt a dolgozónak, vezetői jóváhagyás előtt a vezetőnek szükséges ellenőrizni a jelenléti ívet és a hiányzó, ténylegesen igénybe vett szabadságot kézzel fel kell rögzíteni.
4. Meddig lehet igényelni és jóváhagyni szabit a távollét tervezőben?
A programban akár a következő napra is lehet szabadságot igényelni. Azonban legyünk figyelemmel arra, ha túl későn igényeljük és a vezető nem tudja azt a szabadság megkezdése előtt elbírálni és jóváhagyni, nem fog átkerülni a jelenléti ívre. A távollét tervező a jelenléti ívről számolja a felhasznált napokat, így a jelenléti ívre fel nem rögzített nap/ok továbbra is tervezhető marad, amellyel a szabadság túlvételére kerülhet sor. A jelenléti ívet ezért a dolgozónak és a vezetőnek is ellenőrizni szükséges.
5. Hogyan tudom törölni a távollét tervezőből az igényelt szabadságot, amit mégsem tudok igénybe venni?
A távollét tervezőben igényelt szabadságot - ami még nincs vezető által jóváhagyva és sárga színnel jelenik meg – az igénylő bármikor törölheti, de csak a jövő időre vonatkozóan. Visszamenőleg nincs lehetőség a vezető által jóvá nem hagyott igényelt szabadság törlésére, az a felületen látható marad, de a napok újra betervezhetők, mert a program a jelenléti ívről számolja a ténylegesen felhasznált napokat.
A vezető által már jóváhagyott szabadság napot a távollét tervezőben csak a vezető törölheti a szabadság megkezdése előtt. Utólag viszont már csak a jelenléti ívről törölhető.
6. Ha nem sikerült időben igényelni a kivett szabit, mi a teendő?
Ha a szabadságot későn igényeltük, vagy egyéb okból a vezető nem tudta azt jóváhagyni és ténylegesen szabadság kivételre került sor, akkor a jelenléti ív ellenőrzésekor a láttamozás és jóváhagyás előtt kézzel kell a jelenléti ívre felrögzíteni az alábbi módon:
- Az érintett nap kijelölése egérrel, majd távollét rögzítés, távollét típusa: fizetett szabadság és mentés
A kézzel rögzített szabadság nap sárga problémás napként fog megjelenni, amely láttamozható és jóváhagyható.
Ha a szabadságot a láttamozás és jóváhagyás után szeretnénk felrögzíteni, azaz módosítani szükséges a jelenléti ívet, előbb az érintett napról a pipákat le kell venni.
Elsőként a vezetőnek a jóváhagyást az alábbi módon:
- az éritett nap kijelölése, majd alaphelyzetbe állítás
Ezt követően a láttamozásról a pipát a dolgozónak szintén így kell levenni, ezután rögzíthető a szabadság:
- Az érintett nap kijelölése egérrel, majd távollét rögzítés, távollét típusa: fizetett szabadság és mentés
A vezető jogosult a jelenléti ív módosítása céljából mindkettő pipát levenni és távollétet felrögzíteni, amely az alábbi lépésekkel tehető meg:
I. Érintett napok kijelölése, majd alaphelyzetbe állítás (ezzel lekerül a vezetői pipa)
II. Érintett napok kijelölése, majd elutasítás. Indoklás: fizetett szabadság (ezzel lekerül a dolgozói pipa és piros x jelenik meg)
III. Érintett napok kijelölése, majd távollét rögzítés, fizetett szabadság és mentés
IV. A módosított napok ismételt láttamozása és jóváhagyása szükséges
7. A jelenléti ívre felrögzítettem a szabadságot, de a program ezt sárga problémás napnak jelöli. Mi a teendőm?
A programba beállított jogszabályfigyelés miatt sárga színű problémás napként jelöli meg a jelenléti ívre utólag kézzel felrögzített fizetett szabadságot és a problémás nap feliratra mozgatva a kurzort kiírja, hogy „nincs elfogadott távollét terv”, azaz nem sikerült időben jóváhagyni, vagy „nem tervezett távollét”, azaz nem sikerült igényelni. A kiírás egy figyelmeztetés, ami nem minősül hibának, ezért a kézzel felrögzített távollét láttamozása és jóváhagyását követően további teendő nincs.
8. Hogyan lehet a távollétet törölni a jelenléti ívről?
Az igényelt és jóváhagyott, de ki nem vett szabadságot a jelenléti ívről az alábbi módon lehet törölni:
- az érintett nap/ok kijelölése, majd távollét rögzítés, távollét törlését választjuk és mentés
Ha a törölni kívánt szabadság napon a láttamozás és jóváhagyás pipa rajta van, előbb azokat le kell venni az 5. pontban leírt mód szerint.
További kérdés esetén
Amennyiben a szolgáltatások beállítása, használata során problémába ütköznek, kérjük írjanak az informatika@uni-bge.hu e-mail címre, a hiba részletes leírásával (lehetőleg képernyőkép csatolásával).